Запрос коммерческого предложения: образец письма + правила

Запрос коммерческого предложения (запрос КП) — это официальное обращение к поставщику с просьбой прислать условия. Кажется, что писать запрос проще, чем сам КП. На практике плохо составленный запрос даёт бесполезные ответы: одни поставщики игнорируют, другие присылают типовые прайсы без учёта вашей задачи.

В этой статье — как написать запрос КП так, чтобы получить качественные предложения, готовый шаблон и разбор правовых нюансов.

Зачем нужен запрос КП

Запрос КП решает три задачи:

• Сбор предложений от нескольких поставщиков для сравнения цен и условий;
• Документирование процесса закупки — особенно важно для бюджетных учреждений и компаний с тендерным процессом;
• Создание паритета условий — все поставщики получают одинаковую вводную и отвечают на одни и те же вопросы.

Что должно быть в запросе

1. Реквизиты вашей компании

Название, ИНН, контактное лицо, должность, телефон, email. Если запрос на бланке — логотип и юридический адрес.

2. Описание потребности

Чем конкретнее опишете, тем точнее предложения. Плохо: «нужны мониторы». Хорошо: «нужны 50 мониторов 27" IPS, разрешение 2560×1440, частота 75 Гц, для офиса разработчиков. Бренды Dell или LG. Срок поставки до 1 июня».

3. Объёмы и сроки

Сколько единиц нужно, к какой дате, есть ли возможность поэтапной поставки. Это влияет на цену.

4. Условия оплаты, на которые рассчитываете

Предоплата, отсрочка, поэтапно. Если вы готовы платить только после поставки и отсрочкой 30 дней — пишите сразу. Поставщику важно понимать условия.

5. Что должно быть в ответе поставщика

Перечислите явно, какие пункты ждёте: цена за единицу, цена партии, условия доставки, гарантия, сертификаты, срок действия предложения. Это сильно ускоряет ответы — поставщику не надо гадать.

6. Срок ответа

Укажите дедлайн: «ждём предложения до DD.MM». Без дедлайна ответы приходят неделями, а вы не можете двигаться по проекту.

7. Контакт для уточнений

Имя, телефон, email человека, к которому поставщик может обратиться с вопросами. Без этого получите неполные предложения.

Шаблон запроса КП

Тема: Запрос КП на [товар/услугу] для [компания]

Здравствуйте,

[Компания] (ИНН [номер]) рассматривает вариант закупки
[товара/услуги] и просит вас прислать коммерческое
предложение.

Описание потребности:
— [Подробное описание, что именно нужно]
— [Технические характеристики, бренды, требования]
— [Объём: количество, единицы измерения]

Требуемые сроки:
— Желаемая дата поставки/начала работ: [дата]
— Возможна поэтапная поставка: да/нет

Условия:
— Форма оплаты: [предоплата/отсрочка/поэтапно]
— Доставка: [за наш счёт / включена / самовывоз]
— Особые требования: [сертификаты, гарантия, другое]

Просим в коммерческом предложении указать:
1. Цену за единицу и за партию
2. Срок поставки от момента оплаты
3. Условия оплаты и предоставляемые отсрочки
4. Доступные варианты доставки и стоимость
5. Гарантийные обязательства
6. Срок действия предложения
7. Перечень прилагаемых документов (сертификаты,
   паспорта и т.п.)

Срок предоставления КП: до [DD.MM.YYYY]

Контактное лицо для уточнений:
[Имя, должность]
Телефон: [номер]
Email: [почта]

С уважением,
[Имя, должность]
[Компания]

Юридические тонкости

Запрос КП — это не оферта и не договор. Это приглашение делать оферту (статья 437 ГК РФ). Получив запрос, поставщик не обязан вам продать товар — он только присылает условия. Дальше вы либо принимаете их, либо нет.

Для бюджетных учреждений и государственных закупок есть специальные правила (44-ФЗ, 223-ФЗ). Запрос КП должен соответствовать форме, утверждённой положением о закупках.

Как отправлять

3 канала:

1. По email — самый частый. Минус: вы не знаете, открыл ли поставщик письмо и читал ли вложение.
2. Через ЭДО (Диадок, СБИС) — если у вас и поставщика подключён электронный документооборот. Гарантирует доставку.
3. Ссылкой на онлайн-документ — современный способ. Вы видите, открыл ли поставщик ваш запрос, какие пункты дольше изучал и сразу переходите к диалогу.

Совет: используйте сервисы аналитики

Если вы рассылаете запросы 5+ поставщикам, аналитика помогает понять, кто реально заинтересован. Поставщик, открывший ваш запрос дважды и проводящий 5 минут на странице с условиями оплаты — почти наверняка пришлёт хорошее предложение. Поставщик, который не открыл — отвалится.

Сервисы вроде DocWatch позволяют отправить запрос ссылкой и видеть всю активность по нему. Бесплатный тариф навсегда.

Попробовать бесплатно →